Het Nationaal WaterKamp (NaWaka) is een groot meerdaags scouting evenement op het Scoutinglandgoed bij Zeewolde. De deelnemers blijven echter niet alleen op het landgoed. De openingsdag en de bezoekersdag vinden bijvoorbeeld op meerdere locaties in en rond het centrum van Zeewolde plaats, waardoor het druk is in Zeewolde. Reden voor de gemeente Zeewolde om een externe eventmanager aan te trekken. Een coördinator die de activiteiten in de gemeente Zeewolde (centrum, Aanloophaven en randgebieden) coördineert en de spil vormde tussen gemeentelijke organisatie en de scouting. Ik heb dat mogen doen.
Het was een feest op zich om het project van het Nationale Waterscout Kamp te mogen managen vanuit de gemeente. Vanwege het vertrek van een medewerker bij de gemeente ben ik halverwege de voorbereidingen ingestapt. Ik heb snel moeten schakelen bij de vergunningaanvraag; wie doet wat en hoe sluit e.e.a. goed op elkaar aan. Door Corona en andere oorzaken waren er tal van personele wisselingen ten opzichte van de vorige editie van NaWaKa, zowel aan gemeentelijke als aan scoutingzijde.Desondanks is het gelukt om de bezoekersdag – en dan met name het gemeentelijke deel daarvan – tot een succes te brengen.
De bezoekers waren tevreden en de samenwerking met Scouting, Puur Zeewolde (variant op VVV Zeewolde) en de winkeliersvereniging is goed verlopen. Ik heb ervaren dat door de korte lijntjes binnen de gemeente, maar ook op de “vloer” in het dorp, je in korte tijd toch snel veel met elkaar kan bereiken.
Daardoor was er een ontvangstlocatie bij het evenemententerrein, konden mensen in het centrum op diverse extra gecreëerde terrassen verblijven. Dit was nodig omdat er meer mensen verwacht werden dan er in de horeca aan “stoelen” waren.
Maar ook de gondelvaart tijdens de bezoekersdag, met een verlegde vaarroute, zorgde dat de vloot voorbijtrekkende bootjes voor de bezoekers en inwoners van Zeewolde goed zichtbaar was vanaf de oever. Met inhuur van onder meer stroomvoorzieningen en sanitair kon het publiek niet alleen naar de gondelvaart kijken, maar ook genieten van koffie, muziek en een live verslag.
Natuurlijk waren er uitdagingen, zoals gezegd halverwege een project instappen, veel nieuwe mensen binnen organisaties met een beperkte kennisoverdracht. Maar door met elkaar te blijven communiceren, hulp te vragen en naar de mogelijkheden blijven kijken is het gelukt. En omdat je elkaar kent, met z’n allen naar hetzelfde toewerkt lukt het ook om nieuwe dingen snel te kunnen doen.
Mooi was ook om het project naderhand te evalueren en kritisch te kijken naar het proces. Je wilt immers altijd verbeteren en zo kan het wellicht een volgende keer nog soepeler verlopen. Met evenementen en vergunningaanvragen ed. had ik al wat ervaring met de gemeente. Maar nu ben je bezig in opdracht van de gemeente, waardoor je rol net wat anders wordt. Op deze wijze kon ik verschillen zien en hebben we samen met de medewerkers van vergunningverlening en het evenementenbeleid nog eens kritisch kunnen kijken naar de processen hierin. Dit proces van plannen, doen, analyseren en bijstellen van processen heeft inzichten gegeven waar ook de gemeente verder mee kon.